Soluție
Documentele se găsesc singure — digitalizarea arhivei
Orice firmă are un dosar în care nimeni nu intră cu plăcere. Aici documentele sunt citite de mașină la încărcare — iar apoi se găsesc după ceea ce scrie în ele.
Care este problema astăzi
Contractul este în e-mailul directorului, scanarea facturii în «Documente2», iar procesul-verbal pe WhatsApp. Când vine un control sau o neînțelegere cu un client, trei ore se duc pe căutarea unui fișier despre care toți își amintesc că există.
Ce primiți
O arhivă electronică în care încărcarea este singura acțiune manuală. Restul — recunoașterea, extragerea datelor, clasarea actelor — se face de la sine.
- Recunoașterea textului din scanări și fotografii, cu diacriticele românești (ă, â, î, ș, ț).
- Extragerea câmpurilor care contează: părți, sume, date, număr și termen.
- Căutare în conținut — «contractele cu clauză penală», nu după numele fișierului.
- Memento-uri pentru termenele care expiră, înainte să expire.
- Cine a încărcat, cine a văzut și cine a modificat — pentru fiecare document.
Cui i se adresează
Firmelor cu multe documente primite pe hârtie sau în PDF — firme de contabilitate, construcții, transport, comerț cu contracte pe termen lung. Adică acolo unde volumul este de așa natură încât «le punem în ordine într-o zi» nu s-a întâmplat niciodată.
Întrebări frecvente
Recunoaște scanări în limba română?
Da, inclusiv diacriticele, semnăturile olografe și ștampilele peste text. Calitatea depinde de scanare — o fotografie de telefon a unei foi mototolite rămâne grea.
Folosiți OCR?
Nu. OCR transformă imaginea în text și se oprește acolo — vă rămâne un șir de caractere din care tot cineva trebuie să scoată cine este furnizorul, care sumă este baza impozabilă și care este TVA-ul. Aici documentul este citit de inteligența artificială: înțelege ce fel de document este, găsește câmpurile oriunde s-ar afla pe pagină și returnează date gata de folosit. De aceea nu întrebăm niciodată «susțineți acest format de factură» — un formular nou nu cere nicio configurare.
Înlocuiește asta programul nostru de contabilitate?
Nu. Acela rămâne locul unde se fac înregistrările. Aici se rezolvă întrebarea dinainte — unde este documentul și ce scrie în el.
Putem limita cine ce vede?
Da. Accesul urmează rolul, iar fiecare deschidere a unui document lasă urmă.
Încărcați un dosar și vedeți
Nu este nevoie să îl puneți mai întâi în ordine. Tocmai dosarul neordonat este proba bună.